Attualmente, la legge italiana prevede che il datore di lavoro possa monitorare le comunicazioni dei dipendenti solo in determinate circostanze e nel rispetto di alcune condizioni:

• Il datore di lavoro può effettuare controlli solo se ci sono sospetti fondati di violazioni delle norme aziendali o se è necessario per garantire la sicurezza dell'azienda. Inoltre, deve informare i dipendenti in anticipo riguardo alle politiche aziendali in materia di monitoraggio delle comunicazioni e privacy sul luogo di lavoro.

Le prerogative di controllo del datore di lavoro spaziano tra vari aspetti, compresi l'indirizzo di posta elettronica aziendale e il computer fornito al dipendente. Secondo l'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, le informazioni acquisite possono essere utilizzate per finalità legate al rapporto di lavoro, a patto che al lavoratore sia fornita un'adeguata informazione sulle modalità d'uso degli strumenti, nel rispetto del decreto legislativo n. 19 del 30 giugno 2003. Questo articolo si applica principalmente a dispositivi esterni all'azienda, escludendo i computer aziendali, considerati strumenti indispensabili per l'espletamento delle mansioni lavorative. Il datore di lavoro può eseguire controlli su tali strumenti per preservare il patrimonio aziendale o in caso di sospetto illecito.

Il Garante della Privacy, seguendo le Linee guida del 2007, enfatizza il principio di pertinenza e vieta l'ispezione ingiustificata delle email aziendali assegnate ai dipendenti. Inoltre, stabilisce la disattivazione immediata della casella di posta in caso di dimissioni o licenziamento.

Il datore di lavoro può accedere alle email aziendali, ma deve attenersi a condizioni di legittimità, come l'obbligo di informare il lavoratore sulle procedure di controllo, assicurarsi che i dipendenti siano a conoscenza di tali regolamenti e condurre i controlli solo quando strettamente necessario per proteggere il patrimonio aziendale o verificare eventuali illeciti.

• La casella di posta elettronica aziendale è considerata personale nell'ambito delle mansioni, ma non può essere assimilata a quella personale. Il sistema informatico aziendale può legittimamente accedere e monitorare l'attività dei computer aziendali, ma è essenziale rispettare le condizioni di legittimità per garantire la conformità alle normative sulla privacy e mantenere proporzionato il controllo rispetto alla tutela della privacy.